情シスの効率化を進めるために、
社員のITリテラシーを高める方法とは

定義を見てもわかるように、ITリテラシーは全てのビジネスパーソンが持つべきスキルになりつつあります。最近では、ITリテラシーの高い人と、そうでない人との格差が広がり、業務に影響が発生する「社内のデジタルデバイド」の問題も取り上げられるようになりました。社内全体でITリテラシーの底上げができない場合に、どのような影響があるのでしょうか。

・生産性が上がらない
最近では、プログラミングの知識がなくてもアプリケーションを開発できるツールが増えています。そのため業務を良く知るビジネス部門の担当者が、アプリケーションを作ることも増えてきました。今までIT部門頼りだったシステム導入も、適宜協力してもらいながらビジネス部門で進めることも可能になっています。
IPAの「デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進に向けた企業とIT人材の実態調査」によると、全社的にDXに取り組んでいる企業では「業務の効率化による生産性向上に効果があった」と回答した割合が71・6%であるのに対して、部署ごとに独自または個別にDXに取り組む企業では27％と大きく差が開きました。つまりIT部門やITリテラシーの高い部門だけ取り組んでも効果が薄いと言えます。全ての部門で使いこなしてもらう土壌づくりで、デジタルデバイドを解消していくことが必要です。

・コミュニケーションがうまくいかない
総務省の「令和3年度版　情報通信白書」によると、コミュニケーションツールである「Microsoft Teams」の日次ユーザー数は2020年3月11日からの1週間で1200万人増加しました。そして2020年10月には1.5億人にまで達しています。またWeb会議ツールである「Zoom」は2020年4月3日から19日間でアクティブユーザーが1億人増加しました。コミュニケーションの方法が劇的に変わるなかで、デジタルツールを使いこなせない人がいると、コミュニケーションの手段をその人に合わせる必要が出てきます。遠隔地にいる人と迅速にコミュニケーションできるというメリットが享受できなくなり、デジタルツールを使えばできていたコミュニケーションが取れなくなります。デジタルツールを使いこなせるように教育して、デジタルデバイドを解消しなければなりません。

・定量的なデータをもとに意思決定ができない
ITリテラシーというとデジタルツールの使いこなしが注目されますが、データの利活用とも深く関連しています。今やデータは企業にとって貴重な資源です。例えば、あるデジタルツールについて社員が使っているのかどうか、どのように判断すればよいでしょうか。管理者が「みんなが活発に使っている」と思っていても、実は使っていない可能性もあります。しかしツールへのアクセス数の推移を見れば、何人が使っているのか、どの時間帯に使うことが多いのか、といった定量的な事実がわかります。例えば営業部門でアクセス数が少ないということがわかれば、営業部門にヒアリングして対策を打つこともできます。
しかしアナログな業務はデータが蓄積されません。適切な意思決定をするためにはデータが必要で、データを蓄積するにはITリテラシーを向上させてデジタルツールを活用する必要があります。

・セキュリティのリスクが高まる
IPAが発表した「情報セキュリティ10大脅威 2022」によると、「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」が4位になりました。テレワークが一気に普及したために、その混乱に漬け込んだ攻撃が増えています。ある企業では、テレワークをしていた従業員の端末が感染し、社内ネットワークが攻撃されたという例があります。
テレワークでデジタルツールが一気に普及したことで、誤った使い方をすると、社内ネットワークを攻撃されたり、情報漏えいが発生したりといった危険が高まります。基本的なルールを徹底し、正しい使い方ができるような判断能力を身に付けてもらう必要があります。

・BCP（事業継続計画）の対策ができない
コロナ禍においては、必要に応じてテレワークと出社を組み合わせることができますが、災害時は出社すらできないかもしれません。変化に柔軟に対応する企業体質を作るなら、完全にリモートで業務ができるように環境整備はもちろんのこと、社員の意識を高めることも必要となります。
内閣府の「非常事態に対してレジリエントな経済社会の構築に向けて」によると、コロナ禍において自社のBCPが機能しなかった企業は28%にのぼることがわかりました。既存のBCPをもう一度見直し、あらゆるリスクに耐えうる「オールハザード型」のBCPを構築するべきだとしています。
コロナ禍でBCPが機能しなかった要因は、システム上の問題も多いかもしれませんが、社員のITリテラシーが追い付いていなかった可能性もあります。システムの整備だけではなく、不測の事態に耐えうるITリテラシーを備える必要があります。

こうした状況の中で従業員のITリテラシーを高め社内のデジタルデバイドを解消するには、教育が欠かせません。情報システムに負担がかかる取り組みですが、ITリテラシーが高まれば情報システム部門への問い合わせ対応やサポート作業の減少につながります。
ここからはITリテラシーを高める方法をご紹介します。

・ITリテラシー診断の実施
まず社員がどのくらいのITリテラシーを持っているのか、現状を把握する必要があります。また社員にも自分のITリテラシーがどのくらいのレベルかを知ってもらうことも大切なポイントです。
そのためにおすすめなのが、外部資格試験の受験です。例えばP検協会運営の「P検（ICTプロフィシエンシー検定試験）」はITに関するさまざまな領域から出題されます。1級～5級までありますが、5級はオンラインで無料受講できるため、気軽に受験することができます。またIPA（情報処理推進機構）の「ITパスポート」もあります。全ての社会人を対象とした国家試験ですが、難易度高めです。
　> P検（ICTプロフィシエンシー検定試験）
　> ITパスポート

・社内研修の実施
社内でよく使うツールを普及させるには、社内研修が最も効果的です。外部研修を利用すると人手がかからず効率的ですが、その部門の仕事に合った使い方を教えてもらったり、社内のルールを認識してもらったりという目的には向きません。社員全員に研修をするのは時間もコストもかかるため、部門から参加メンバーを選抜して研修を行い、部門に持ち帰って広めてもらうという方法もあります。選抜メンバーが自発的に広めてくれるので、効果が高いという声もあり、ぜひ試してほしい方法です。

・ナレッジシェアリング、マニュアルの作成
他の部門がどのように使っているのかを共有すると、より自分ごと化できるようになります。またマニュアルは困った時にすぐに参照できるため、利用者側にとっても便利です。最近では画像や動画をアップして手軽にマニュアルを作成できるツールも登場しています。情報システム部門としては、ツールを整備しマニュアルのテンプレートを用意するといった方法で、誰でもマニュアルを作成できるようにサポートするとよいでしょう。

・ルールの策定、アクセス権限の設定
デジタルツールの管理者権限を一般の社員に持たせてしまうと、重要な情報の漏えいや誤ってデータを削除するといったことが発生してしまいます。使い方のルールを整備して周知しておくとともに、アクセス権限を可能な限り細かく設定しておきましょう。

・使用率の分析結果によるサポート
デジタルツールによっては、部門別の使用状況を取得できる機能もあります。この部門だけ使用率が低いということがあれば、ヒアリングして原因を探ります。業務とギャップがあることもあれば、使い方がわからないということもあるかもしれません。問題を抱える人に個別に対応して底上げを図ることも大切です。