社内のさまざまな情報を手軽に検索、「社内ポータル」とは？

最近、社内に蓄積された情報や社内手続きのシステムを探すのに時間がかかっていませんか？あなたが時間をかけているとすれば、他の社員のみなさんも困っているはずです。社内ポータルを作って情報の検索を効率化しませんか。

社内ポータルとは？

日々の仕事を通じて、社内の様々なシステムや情報にアクセスしています。「しばらく使わなかったシステムのURLを忘れてしまった…」「あの情報、どこにあったっけ？」と探したことはありませんか。ビジネスパーソンが何かを探す時間は年間80時間と言われています。すぐに情報が見つかるだけで、業務を効率化できると言えます。

情報を探す時間を短縮するために欠かせないのが、社内ポータルです。社内ポータルは、社内システムのリンク集、周知事項、ワークフローの承認状況、ドキュメントなど、必要な情報がまとめられている社内向けのWebページです。ひとつひとつのシステムにそれぞれアクセスするのは手間がかかるもの。社内ポータルがあれば、ひとつの入り口から迅速にアクセスできるようになります。情報を集約するのが社内ポータルの最も重要な役割ですが、トップからのメッセージや社員紹介、業務上知っておきたいニュースまとめなど、幅広く活用されています。

社内ポータルが再注目されている理由

社内ポータルは、決して新しい概念ではありません。このところ一周回って社内ポータルの重要性がクローズアップされるようになった感があります。

その背景としては、新型コロナウイルス感染症というパンデミックをなくして語れません。Web会議やチャットツールなどコロナ禍を機に新たに導入されたデジタルツールも多いのではないでしょうか。また、出社しなくても仕事ができるように、紙で処理していた承認プロセスをシステム化する企業も増えています。

コロナ禍の影響という点では、コミュニケーションの変化も挙げられます。働く場所が分散したことで「いままでは周りの人にすぐに訊けたのに…」というように気軽に質問できない問題もあります。

コロナ禍の影響でデジタルトランスフォーメーション（DX）が加速しており、今後もさまざまなテクノロジーが取り入れられるでしょう。全ての仕事がインターネット上で完結する「デジタルワークプレイス」を実現するために、ほしい情報にすぐにアクセスできる社員ポータルの重要性は今後ますます高まります。

社内SNS・社内Wiki・グループウェアとの違いは？

注目度が高まる社内ポータルですが「その他の情報共有ツールとどこが違うの？」という疑問を持つ方もいるかもしれません。情報共有ツールとしては、これまでもグループウェアや社内Wikiなどが活用されてきました。またSNSが生活に浸透したことで、社内のコミュニケーションを活性化するツールとして社内SNSを導入する企業もあります。

グループウェアは、メール、掲示板、スケジューラーといったコミュニケーションに必要となる複数のツールから構成されています。企業でよく使われている「Google Workspace」や「Microsoft 365」は、今ではさまざまな機能が追加されたこともあってグループウェアと自称していませんが、もともとはグループウェアに分類されていました。

グループウェアによっては、社内SNSや社内Wiki、社内ポータルの機能が含まれている場合もあります。そのため、ここでは情報共有ツールの比較としてグループウェアに含まれることの多い掲示板機能を取り上げます。ちなみにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365には掲示板機能はありませんが、国産のグループウェア製品には掲示板機能が含まれることが多く、日本人に馴染みのある機能と言えます。

掲示板は、「〇〇についてのお知らせ」といったように社内に周知するためのものとして使われます。社内ポータルについても「新着情報」というカテゴリを設ければ、最新の周知事項を知らせることができます。

一方で見たいものが一目で見える「情報の集約性」は社内ポータルに軍配が上がります。掲示板では見たい情報をひとつの画面に集約する機能は基本的にありません。

このように情報共有ツールはそれぞれに特徴があります。そこで基本的な特徴を表にまとめました。

社内ポータルを作るには

これまで見てきたように、社内ポータルは情報を集約するのが主な目的のため、一目で欲しい情報がわかる画面デザインである必要があります。こうした社内ポータルを作るにはさまざまな方法があります。
・Webページを自前で作成する
社内ポータルはさまざまな情報のリンク集と言えるものです。HTML言語を使ってWebページを作成することができます。最近ではWordPressやMovable Typeに代表されるCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）のように、プログラム知識がなくてもWebページを作ることができるツールがあり、Webへの公開も簡単にできます。またGoogle　WorkspaceやMicrosoft365には簡単にWebページを作成できる機能があり、必要なURLを貼り付けておけば、簡易的な社内ポータルが作成できます。
・既存の情報共有ツールのポータル機能を活用する
例えば、国産のグループウェア製品にはポータル機能がついているものが多くあります。製品によって細かな仕様は異なりますが、グループウェアの各機能の入り口を集約したり、新着情報を表示したりと、社内ポータルの役割を果たします。Microsoft365のSharePointにも、ワークフローやコンテンツ管理といった機能と合わせてポータル機能があります。
・専用のツールを活用する
積極的に情報を発信しやすい機能を持ち、かつ柔軟な制御ができる社内ポータルを作りたい場合は、専用ツールを活用するのも選択肢のひとつとなります。

社内ポータル 活用術

社内ポータルは情報の集約だけでなく、次のようなことに活用できます。
・社内報のWeb化により社内全体の一体感の醸成
テレワークが普及し働く場所が分散する中で「周りの人が何をやっているかわからない」と感じることが増えたのではないでしょうか。ある企業では社内報をWeb化し、社内ポータルに毎回各部門の活動の紹介や社員のインタビューを掲載しています。その人のスキル、得意分野や趣味などが部門の垣根を超えて知れ渡り、社内コミュニケーションが活性化しました。
・さまざまな切り口でポータルを作成
ポータルはひとつとは限らず、部門やグループで作成することもあります。ある会社では、顧客単位でポータルを作成しました。顧客に関する訪問記録や連絡事項、売上金額といった情報をすべてポータルで表示することで、部門間の共有が進み、一体となって顧客に対するアプローチが実施できるようになりました。

社内ポータルでの情報発信・ナレッジ蓄積は大変【失敗事例】

社内ポータルに注目が集まる一方で、うまくいっていないという声も聞かれます。よくある失敗例としては、次のようなものがあります。
・社内ポータルを見てもらえない
社内ポータルは社員が自分から情報を取りにいかなければいけません。そのためせっかく社内ポータルを構築しても、アクセスしてもらえないという問題が発生します。便利だと実感してもらえるように使いやすい画面作りを心掛け、魅力的なコンテンツを作る必要があります。また、ブラウザを起動した際に社内ポータルを初期表示するよう端末を設定し、半強制的に見てもらうことで利用を定着させるという方法もあります。
・社内ポータルが乱立する
チームや部門でそれぞれ独立した社内ポータルを作ってしまい、社内ポータルを探すこと自体が大変になってしまうことがあります。あくまで入口はひとつに限定し、定期的に体系を見直してブラッシュアップする必要があります。
・更新が続かない
定期的にアクセスしてもらうには、継続的な更新が欠かせません。しかしコンテンツを作ったり、ページをメンテナンスしたりするのは手間も時間もかかります。結局更新されないまま放置されてしまうケースも少なくありません。

社内ポータルを成功させるためのポイント

こうした課題がある中で、社内ポータルを成功させるためのポイントについてご紹介します。
・目的を明確にする
現状の課題を洗い出し、課題を解消するためにどのような対策を打てばよいのかを考える必要があります。その上でアクセス数や社員の満足度などの指標を常に監視して、試行錯誤をしながらベストな形を見つけていきましょう。
・社内ポータルの内容を定期的に見直す
社内ポータルのアクセス数が少ないのは、欲しい情報が結局見つからないからかもしれません。ログや社員へのアンケートを参考にして、社内ポータルにどのような情報を載せるべきか、内容を定期的に見直しましょう。
・テンプレートを用意する
社内ポータルのメンテナンスに時間がかかると、更新がおろそかになってしまいます。多様なテンプレートを用意しておくと、メンテナンスのハードルが下がります。メンテナンスの担当者にアクセス数やアクセスしたユーザー数といった指標を共有し、モチベーションを上げるのも大切なポイントです。単純なメンテナンスであれば、アウトソースすることも選択肢のひとつです。

ユニークな社内ポータルを構築している企業は数多くあるため、その事例を参考にするのがおすすめです。製品ベンダーのサイトにある導入事例にも、運用に役立つヒントが隠れています。社内ポータルを使ってもらうのは、社員のITリテラシー向上の第一歩でもあります。ぜひ工夫をしてみてください。

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この記事の著者

ReSM（リズム）サービス担当者

ReSMサービスはシステム運用の「 {re} design 」をコンセプトに、 「最適な運用」を「最適な価格」でご提供するマネージド・サービス・プロバイダーです。 クラウドの導入支援から安心の運用監視・保守までをトータルでご提案できます。